Planoise Lego - le 11,12 Janvier à BESANÇON (25)

[ramoutcho7387]

Dans le cadre de la semaine du jeu, la médiathèque Nelson Mandela de Besançon (en la personne de Mr Dumez et d'un de ses collègues) s'est rapprochée de moi afin de trouver des exposants pour le week-end du 26 & 27 Octobre 2013.

La médiathèque propose jusqu'à 600m² répartis sur 3 espaces: 300m²+40m² de scène et deux salles d'environ 150m². Toutes 3 seront équipées en tables, chaises et accès électrique. On pourra aussi avoir ce qu'ils appellent des "barrières-caddies" (voir le spoiler en bas).

Pour le nombre d'exposants, j'ai du mal à voir, au pif, je dirais que pour la plus grande des salles, 15 à 20 exposants seraient un maximum. Et par salle supplémentaire, entre 5 et 10 exposants.

Il n'y aura pas de gammes ou thèmes précis.

Les entrées visiteurs ne seront pas payantes. Néanmoins, je trouverais un moyen de comptabiliser les entrées afin d'avoir des chiffres sur cette donnée.
Je tenterais d'avoir un magasin de jouets local partenaire afin d'organiser une sorte de tombola. A ce sujet, vu que l'entrée sera gratuite, je pense que je n'ai pas le droit de proposer cette tombola contre rémunération. Si certains ont un avis à ce sujet.

Pour ce qui est de l'hébergement, ce point sera vu en fonction du nombre d'exposants.

Pour la limite des inscriptions, je fixe la date au 15 Septembre même si le plus tôt sera le mieux. Pour valider votre inscription, je vous demanderais de laisser un message ici ainsi qu'un MP.

Je vais essayer de faire une maquette d'affiche.

Les "barrières-caddies" (les panneaux rouges peuvent s'enlever):

Les tables (dimensions standard: 80x200 cms environ):


EDIT: Les dates ont changées: la date limite d'inscription est fixée au 1er Décembre 2013 et celles de l'exposition sont fixées au 11 & 12 Janvier 2014.

[ramoutcho7387]

UP pour savoir si il y aurait des intéressés. J'ai un point avec mon interlocuteur demain pour avoir les news fraiches. Je laisse pour l'instant la date au 15 Septembre pour les inscriptions.

[ramoutcho7387]

Les dates ont changées: la date limite d'inscription est fixée au 1er Décembre 2013 et celles de l'exposition sont fixées au 11 & 12 Janvier 2014.

[ChrisBT]

Trop loin pour moi...

[PONCHON]

Pour moi également, dommage ...

[ramoutcho7387]

Bonjour, j'ai reçu un mail de mon coordinateur à la maison de quartier. J'ai rendez-vous avec eux Jeudi 14 Novembre à 14h30.

Il sera question de:

- du contenu de l'exposition

- du nombre d'exposants

- de la communication

- du retroplanning à partir de novembre

- des perspectives après l'exposition


Je viens donc vers vous afin d'en savoir plus sur les deux premiers points voire le troisième (souhaits et autres suggestions). Le quatrième, je saurais plus une fois la réunion passée. Quant au dernier, on verra une fois l'événement passé.

Merci de reconfirmer votre présence ici sur ce topic avant cette date (et en MP si trucs confidentiels) ainsi que ce que vous comptez amener.

Je prendrais note de toutes questions afin de leur en faire part lors de cette réunion et vous ferais un retour au plus rapide.

[ramoutcho7387]

Petit changement:

La réunion aura lieu une semaine plus tard: le Vendredi 22 Novembre 2013 à 14h.

[ramoutcho7387]

De nouvelles informations suite à la réunion du jour.

Une affiche sera crée d'ici moins d'un mois, j'ai eu l'accord de la société Lego pour l'utilisation du logo de la marque et de photos de sets (officielles ou non).

Horaires:
Les jours et heures d'ouverture au public: Samedi 10h00-12h00/14h00-18h00 Dimanche 13h00-17h00
L'installation pourra se faire dès 7h00 le Samedi voire le Vendredi. Le démontage se fera à l'issue de l'exposition et devrait pouvoir se terminer pour 19h00.

Exposants:
Il me faudrait une confirmation très rapide de toutes les personnes qui se sont manifesté depuis le début de ce topic. En plus de la confirmation, il me faudrait aussi la surface nécessaire à votre stand ainsi que le thème/gamme de celui-ci. Je relancerais chaque personne individuellement par MP. J'essaierais de rassembler les thèmes dans la mesure du possible. Ce point doit être bouclé pour le 7 Décembre même si le 2 serait le mieux (voir le point "communication").

Logistique:
En plus du thème/gamme exposé, il me faudrait savoir combien de surface il vous faudra. La médiathèque dispose de tables (1.80x0.75) et de chaises en nombre donc pas de soucis là-dessus. La surface exposable sera comprise entre 40 et 80 mètres linéaires (selon si l'on fait des doubles ou triples épaisseur de tables entre l'exposant et le visiteur au détriment du contact entre les deux personnes. Pour ceux ayant fait Fanabriques 2011 sur le stand de feu Setechnic, ils savent de quoi je parle. Une alimentation électrique est possible pour qui en fera la demande.
La salle est fermée puisqu'elle fait partie intégrante de la médiathèque. Cette dernière est sécurisée par une alarme et surveillée par une société de gardiennage qui passe de temps à autre de façon aléatoire au cours de la nuit. La surface totale de la salle vide est d'un peu plus de 290m² et d'une scène de 38m² (hauteur sol-scène 80cms). Les normes de sécurité ainsi que pour le confort des exposants, il est prévu de laisser des espaces de 1 à 2 mètres selon les endroits entre les murs et les premières tables.
Une personne de la médiathèque sera chargée de comptabiliser les entrées qui, je le rappelle, seront gratuites.


Communication:
Une affiche sera crée d'ici moins d'un mois, j'ai eu l'accord de la société Lego pour l'utilisation du logo de la marque et de photos de sets (officielles ou non).
- Conception affiche semaine du 2 décembre au 7 décembre (d'où l'importance de savoir combien de personnes souhaitent exposer)
- Impression affiches et tracts du 9 au 14 décembre
- Reception supports de com pour le 18 décembre.
- Diffusion de 100 affiches (70 que le quartier + 30 réseau centre de loisir) + 400 tracts (diffusion pdt vacances de noel + commerces)

Logement:
La médiathèque propose de loger les exposants chez l'habitant dans le quartier. Pour ma part, habitant juste à côté (j'ai vue sur la médiathèque), je pourrais peut-être loger une ou deux personnes chez moi (faut juste voir avec ma femme).


La salle dont la forme est très reconnaissable (voir le plan au dessus) se situe dans le bas du rond rouge, c'est la zone avec les 3 grosses barres grises rapprochées dessus.
C'est très facile d'accès par la rue de Dole qui est une route à gros trafic. L'A36/E60 a deux sorties à proximité de Besançon: sortie n°3 Chemaudin et sortie n°4 École-Valentin.

[ramoutcho7387]

Voici un extrait de la plaquette d'informations de la médiathèque:

[ChrisBT]

Sympa cette petite plaquette, bon courage pour cette expo

[ramoutcho7387]

Voici l'affiche finale:


Une version flyer a été imprimée également, voici le verso de ces flyers:

[ramoutcho7387]

La communication sur cette exposition commence à dépassé mes espérances.

Un premier "article" est paru dans l'Est Republicain (le journal local):

J'ai justement rendez-vous demain avec la rédaction du quotidien (sûrement pour un article plus conséquent).

Vendredi matin, je vais me lever tôt car je suis interviewé par téléphone (donc en direct) par un journaliste de France Bleu Besançon (102.08). Ce sera après les infos de 7h30 (et sûrement une musique). Ce sera bref car d'environ 3 minutes.

Cet après-midi, j'ai fini de flyer les abords de la médiathèque. Cette dernière ayant beaucoup de connexions de par la ville, le mailling a bien aidé à la diffusion vers les médias.

[ramoutcho7387]

Pour la sécurité des stands (mains baladeuses), il y aura des barrières (en plastique apparemment). S'il y en manque, un système avec une sorte de rubalise (avec "Besançon" écrit dessus) sera mis en place avec des piquets ou des chaises.

Pour les exposants, les repas des midis seront assurés par la médiathèque. Pour la forme (buffet froid ou truc chaud), j'en saurais plus demain normalement. Le repas du samedi soir, on est pas encore fixé: resto-lego entre exposants + peut-être des personnes de la médiathèque ou chacun rentre chez lui. Les exposants, dites moi votre préférence.